Spezifische, unspezifische Information

***  Dieser Beitrag ist noch nicht ganz fertig, ***
*** ich stelle ihn trotzdem schon mal zur Diskussion ***

In letzter Zeit betrachte ich häufiger, wie wir als Technische Redakteure Informationen für unsere Anwender aufbereiten. Dabei differenziere ich momentan gerne „spezifische“ und „unspezifische“ Information. Wahrscheinlich kommt Ihnen das zunächst etwas akademisch vor, ich meine aber, es lohnt sich, sich mit dieser Unterscheidung zu befassen.

Spezifische Information

Spezifische Information nenne ich solche, die eine konkrete Antwort auf eine Frage gibt. Z.B. „Wie kann ich das Gerät einschalten?“ wird durch ein Kapitel „Einschalten“ beantwortet. Weitere Beispiele:

  • Welchen Luftdruck brauche ich? -> Luftdrucktabelle
  • Ölwechsel durchführen

Unspezifische Information

Unspezifische Information ist eine Darstellung mehrere Informationen, aus denen sich ein (begabter) Anwender seine Information selber heraussuchen kann. Ein einfaches Beispiel wäre ein Schaltplan, in dem sehr viele Informationen stecken, aus denen man sich mit Fachkenntnis die benötigte Information ableiten oder ablesen kann.
Weitere Beispiele:

  • Aufbau und Funktion
  • Abmessungen
  • Technische Daten
  • Konstruktionszeichnung
  • Wartungsplan
  • Regeln
  • Sicherheitshinweise (?)

Was bringt diese Unterscheidung?

Ich denke, dass diese Unterscheidung wichtige Erkenntnisse gibt:

  • Eine spezifische Information hilft dem Anwender am besten.
  • Alle wichtigen Handlungen sollten als spezifische Information vermittelt werden.
  • Für uns als TRs ist es manchmal einfacher, unspezifische Informationen zu geben (die liegen schon vor, damit sollte der doch klar kommen, damit habe ich alles gesagt …)
  • Viele Informationen können nicht spezifisch gegeben werden (das ist häufig nicht möglich oder würde möglicherweise viel zu umfangreich und auch zu unübersichtlich).
  • Bei allen unspezifischen Informationen müssen wir uns fragen, ob ein Anwender damit Fragen beantworten kann. (Ich frage mich manchmal, welche Fragestellung eine 3D-Darstellung lösen kann).

Selbsttest

Vielleicht ist es für Sie interessant Ihre zuletzt verfasste Anleitung darauf zu untersuchen:

  • Welche Kapitel sind spezifische Informationen?
  • Welche Kapitel sind unspezifische Informationen?
  • Kennen Sie die wichtigen Fragen des Anwenders, auf die er dann eine spezifische Information erwartet?
  • Geben Sie hierzu spezifische Information?
  • Verwenden Sie viel unspezifische Information? Haben Sie darüber nachgedacht, welche Fragen der Anwender sich damit beantworten kann?

Was ist eigentlich besser?

  • Für Anwender sind meist spezifische Informationen besser, weil sie direkt angewendet werden können, ohne Nachdenken, ohne Fachwissen …
  • Viele Informationen können besser (kürzer, übersichtlicher) unspezifisch gegeben werden.
  • Es ist fast nicht möglich, alle Informationen spezifisch zu geben.
  • Wenn wir weiter denken und vielleicht über ein dialoggeführtes Hilfesystem (a la Siri) nachdenken, ist es ebenfalls interessant:
    – Antwortet das System spezifisch genau auf diese Frage
    – oder wirft das System eine unspezifische Antwort aus: „Findest Du in dieser Tabelle die Antwort auf Deine Frage?“

Was meinen Sie dazu?

3 Gedanken zu „Spezifische, unspezifische Information

  • Pingback: Nicht lineare Dokumentation – was wird anders? – Juhl's Blog für verständliche Anleitungen

  • 06.06.2018 um 12:31
    Permalink

    Ob eine Information spezifisch oder unspezifisch ist, hängt m. M. auch vom Leser selbst ab. Wartungspläne oder technische Daten würden für mich auch sehr spezifische Informationen darstellen, wenn ich wissen muss, wann ich was wie zu tun habe, oder kann ich X bei Y betreiben. Für mich führt diese Unterscheidung eher in die Irre, ist zu abstrakt und zu „unspezifisch“. Welche konkreten Auswirkungen würde es in der täglichen Arbeit haben, wenn ich alle Informationen nach „spezifisch“ oder „unspezifisch“ kategorisiere? Die Frage, mit welchem Anliegen und in welcher Situation sicher der Anwender an die Anleitung wendet, ist für mich hilfreicher.

    Antwort
    • 07.06.2018 um 0:46
      Permalink

      Hallo Frau Burk,
      vielen Dank für Ihren Kommentar.
      Zugegeben ist die Unterscheidung etwas akademisch und spielt bei der täglichen Arbeit wahrscheinlich keine Rolle.
      Wenn ich aber darüber nachdenke, wie ich Informationen bereitstelle, um Anwenderanfragen zu beantworten, ist das (akademisch) interessant:
      spezifisch: ich muss für jede Frage eine Antwort parat haben.
      unspezifisch: ich stelle eine Tabelle oder eine Formel oder einen Schaltplan als Antwort auf viele Fragen bereit, aus dem sich der Anwender „seine“ Antwort aussuchen muss.
      Viele Grüße
      DJ

      Antwort

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