Schritt-für-Schritt – oder geht es auch anders?

Step by Step, Karikatur von Tiki Küstenmacher
Zeichnung: Tiki Küstenmacher

Die Schritt-für-Schritt-Anleitung ist die konkreteste Form, einen Anwender zu einer Handlung anzuleiten. Das passt in vielen Fällen. In anderen häufigen Fällen passt es aber nicht und wir fragen uns, welche Alternativen es gibt.

Die Schritt-für-Schritt-Anleitung ist bei TRs beliebt und wird heute in den meisten Anleitungen konsequent angewendet, weil sie eine klare Strukturvorgabe hat, sie leicht zu schreiben ist und aus Anwendersicht leicht nach zu handeln ist. Bei manchen Handlungen scheint die Schritt-für-Schritt-Anleitung aber übertrieben zu sein, ist umständlich oder scheint gar nicht zu funktionieren. Anhand von ein paar Beispielen möchte ich zeigen, welche Alternative denkbar sind.

Beschreibung der Bedienelemente

Wenn eine Handlung nur mit einem oder zwei Bedienelementen ausgeführt wird und die Handlung selber relativ trivial ist, kann vielleicht auf eine Schritt-für-Schritt-Anleitung verzichtet werden und es genügt, die Bedienelemente zu erklären (bzw. sie nur zu benennen). Dabei verstehe ich unter Bedienelemente, die Teile an denen gehandelt wird. Das kann ein Button aber auch eine Schraube oder ein Anzeigeinstrument sein.

  • Beispiel Schalter mit eindeutiger Funktion
    Wenn ein Schalter eine eindeutige Funktion hat, genügt es den  Schalter zu benennen und die Wirkung zu erklären.

    • Beispiel Schalter „Lüftung“: Schaltet die Lüftung ein oder aus.
    • Beispiel Taster „Lüftung 5 min“: Schaltet den Lüfter für 5 Minuten ein. Nach 5 Minuten wird er automatisch ausgeschaltet. Falls der Lüfter bei Betätigung des Tasters schon läuft, wird er bei Betätigung weitere 5 Minuten laufen.
  • Beispiel Radwechsel
    Wenn an einer Maschine ein Rad gewechselt werden kann, genügt es möglicherweise die „Bedienelemente“ zu zeigen und zu benennen.
    In diesem Fall sind die Bedienelemente die vier Radmuttern.

Möglicherweise ist es notwendig, diese Erklärung durch ein paar Regeln zu ergänzen, z.B.

  • Anzugsdrehmoment: XY nm
  • Die Schrauben dürfen nicht wieder verwendet werden. Benutzen Sie neue Schrauben.
  • Der Lüfter ist im Wartungsmodus ausgeschaltet.

Beschreibung der Handlungsmöglichkeiten

Bei vielen Handlungen genügt es die Handlungsmöglichkeiten zu erklären. Auf die Schritt-für-Schritt-Anleitung kann dann komplett verzichtet werden. Das ist vor allem bei Software sehr häufig der Fall.

  • Beispiel Formateinstellungen bei Word
    Es genügt das Fenster abzubilden und die Handlungsmöglichkeiten zu beschreiben, z.B.
    „Sie können zu den markierten Zeichen diverse Darstellungseinstellungen verändern, z.B. Zeichenabstand, Hervorhebung …“
    Eine solche Beschreibung reicht wahrscheinlich aus, um den Anwender an die Möglichkeiten heranzuführen, die Handlung selber kann er von sich aus ausführen und braucht keine Schritt-für-Schritt-Anleitung.
  • Beispiel „Wahl des Zeitraums“ bei einer Software
    „Sie können den Zeitraum für den die Daten angezeigt werden sollen selber einstellen.
    Im Bild sind die beiden Zeitpunkte „von…“ „bis…“ zu sehen.

Regeln

Manche Handlungen sind für den Anwender klar und er fühlt sich veräppelt, wenn wir ihn mit einer Schritt-für-Schritt-Anleitung belästigen. Trotzdem gibt es vielleicht wichtige Punkte, die Sie (als TR) ihm mit auf den Weg geben möchten. Solche Punkte können Sie ihm z.B. als (ergänzende) Regeln nennen. Häufig lassen sich die Beschreibung der Bedienelemente oder die Beschreibung der Handlungsmöglichkeit durch Regeln ergänzen.

  • Beispiel Schlauch für Waschmaschine
    Es wäre übertrieben einem Anwender oder Installateur den Anschluss des Schlauches durch eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zu erklären. Stattdessen würde man z.B. die Bedienelemente (Schlauch, Wasserhahn) abbilden, ggf. die Handlungsmöglichkeit nennen (Sie können … anschließen) und dann noch ein paar Regeln nennen:
    „Beachten Sie dabei:
    Der Schlauch darf nicht verlängert werden.
    Der Wasserdruck darf max. 6 bar betragen.
    Der Wasseranschluss sollte über einen Sperrhahn verfügen.“

Abbildung des Handlungsergebnisses

Können Sie sich vorstellen, dass es genügt, das Handlungsergebnis zu zeigen: „so soll das nachher aussehen!“
Beim Ikea-Regal? Reicht das? Sind die einzelnen Handlungsschritt klar, ist die Reihenfolge klar?
Es gibt Fälle, in denen reicht es, das Handlungsergebnis darzustellen, z.B.

  • Schaltplan Wechselschalter
    Ein Fachmann (und nur ein solcher sollte) kann den Wechselschalter anhand eines Schaltplans installieren.
    Er braucht keine Schritt-für-Schritt-Anleitung!
  • Maßzeichnung Duschkabine
    Vielleicht genügt bei einer Duschkabine eine Maßzeichnung der Einbausituation (oder mehrere Fälle) mit Installationshinweisen oder ergänzenden Regeln.

Die Schritt-für-Schritt-Anleitung ist nicht allselig machend

Mit den obigen Beispielen möchte ich aufzeigen, dass die Schritt-für-Schritt-Anleitung gut ist aber mit Bedacht eingesetzt werden muss.

  • Es gibt viele Fälle, in denen die Schritt-für-Schritt-Anleitung nicht die geeignete Form ist!
  • Es gibt einige alternative Möglichkeiten zur Handlung anzuleiten, eine kleine Auswahl habe ich oben erläutert.
  • Ein technischer Redakteur muss alle Möglichkeiten zur Handlung anzuleiten kennen und beherrschen, damit er gezielt die jeweils beste Methode einsetzen kann.
  • Jede Methode (auch die Schritt-für-Schritt-Anleitung) kann in vielen Beziehungen optimiert werden.

Eine ausführliche Erklärung aller Möglichkeiten finden Sie in meinem Buch oder einem Workshop oder als individuelles Coaching.

2 Gedanken zu „Schritt-für-Schritt – oder geht es auch anders?

  • 16.03.2017 um 17:09
    Permalink

    Hallo Dietrich,
    gerne pflichte ich dir bei, dass Schritt-für-Schritt-Anleitungen doch an einigen Stellen für Verwunderung sorgen, über das Wissen der Redakteuere über ihre Zielgruppe.
    So gibt es auch bei unseren Maschinensteuerungen nicht für jede Schaltfläche eine Handlungssequenz, sondern die Schaltflächen werden kurz beschrieben:
    „Öffnet die Bildschirmseite xxx.“
    „Startet die Maschine.“
    „Sollwert für die Wassertemperatur“

    Aber auch in unseren Anleitungen für die Maschinen selbst reduzieren wir teils auf Zeichnungen. Denn: Muss ich einer ausgebildeten Elektrofachkraft wirklich Schritt für Schritt erklären, wie er die Maschine zu erden hat (Lack entfernen, Draht, Scheibe usw.) Ich denke nicht. Aber: Eine Zeichnung, wo der Erdungspunkt an der Maschine zu finden ist, hilft ihm sicher und reicht ihm aus. Ähnlich ist es beim Anheben von Bauteilen- hier sind vor allem die Aufhängepunkte interessant und vielleicht noch max. Winkel der Seile (als Symbol).

    Wichtig ist wie immer seine Zielgruppe zu kennen und die Informationen entsprechend der Zielgruppe aufzubereiten.
    Grüsse,
    Mirko

    Antwort
    • 16.03.2017 um 18:00
      Permalink

      Lieber Mirko,
      ich stimme zu und doch nicht.
      Ich glaube, es ist keine Frage der ZG-Kenntnis sondern eine Frage des Beschreibungsrepertoirs. Das jedenfalls möchte ich mit meinem Beitrag ansprechen:
      Viele TRs kennen nur die Schritt-für-Schritt-Anleitung und keine Alternativen.
      Die alternativen Beschreibungstechniken möchte ich hier betonen.
      Viele Grüße
      Dietrich

      Antwort

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.