Screenshots

Screenshots sind in Software-Anleitungen unentbehrlich!

  • sie illustrieren den Text
  • sie stellen den Bezug zur Software her
  • sie zeigen zusammen mit dem Text die Bedienoberfläche, eine Handlung oder eine Funktion.

Eine Anleitung ohne Screenshots ist in den meisten Fällen unverständlich.

Beispiel zeigen, Screenshot-Programme, Auflösung, Dateiformat, Mehrsprachigkeit …

Ein gutes Beispiel bauen

In den meisten Fällen ist es notwendig, ein passendes Beispiel in der zu beschreibenden Software einzustellen.

  • Das Beispiel sollte einfach sein und das im Text erklärte gut illustrieren oder konkretisieren.
  • Text und Bild müssen immer aufeinander abgestimmt werden.
  • Dabei ist es häufig auch notwendig, den Screenshot im Laufe der Handbucherstellung mehrmals anzupassen. Ich machen mir diese Mühe auch mit vorläufigen Screenshots, um eine gute Text-Bildkombination zu erhalten.

Screenshotprogramme

Alle Betriebssysteme haben eine Möglichkeit für Screenshots eingebaut und es gibt einige kostenlose Screenshotprogramme mit denen sich der ganze Bildschirm oder Ausschnitte als Bitmapbild speichern oder über die Zwischenablage einsetzen lassen.

Ich benutze sehr gerne SnagIt, das es für kleines Geld zu kaufen gibt (50 €). SnagIt hat alles was man sich als TR wünscht und noch viel mehr. Vor allem kann man Screenshots sehr leicht aufnehmen (sogar ein ganzes Scrollfenster) und sehr komfortabel bearbeiten. Besonders schätze ich, dass alle Objekte (Pfeile, Rahmen, Beschriftungen …) in SnagIt Objekte bleiben und sich jederzeit noch ändern lassen.

Auflösung

Ich werde immer wieder nach der richtigen Auflösung von Screenshots gefragt, dabei ist das ganz einfach:

  • Benutzen Sie den Screenshot so wie er ist. Speichern Sie diese Pixeldatei oder setzen Sie die über die Zwischenablage ein.
von links: Original, verkleinert, vergrößert, Pixelwiederholung
  • Sie können den Screenshot im Dokument beliebig vergrößern oder verkleinern und brauchen sich um die Auflösung nicht zu kümmern. Die Bildschirmanzeige bzw. der Drucker skalieren den Screenshot. Dabei werden die Übergänge etwas weicher.
  • Nur wenn Sie die Pixelstruktur des Screenshots erhalten wollen, müssen Sie den Screenshot um mindestens Faktor 5 vergrößern. Benutzen Sie dabei „Neu berechnen: Pixelwiederholung (harte Kanten)“ . Ergebnis siehe oben rechts.

Dateiformat vorzugsweise PNG

In den meisten Fällen eignet sich das Dateiformat PNG am besten für Screenshots:

  • Die Komprimierung ist verlustfrei, d.h. es gibt keine häßlichen Schlieren, wie bei JPEG.
  • Die Kompression ist sehr effektiv, wenn es im Bild vorwiegend gleichmäßige Flächen gibt. Meistens ist die PNG-Datei dann deutlich kleiner als eine JPEG-Datei.
  • Auch wenn Sie über die Zwischenablage gehen, kann das Dateiformat eingestellt werden (zumindest bei SnagIt in den Grundeinstellungen).

Nachbearbeitung von Screenshots

Viele Screenshots brauchen nicht nachbearbeitet zu werden:

  • Achten Sie beim Schießen auf saubere Kanten. Linien, z.B. Umrandungen müssen immer ganz erhalten bleiben.
Screenshot zusammenschieben, Platz sparen, lesbar machen
Bei den meisten Screenshots lassen sich leere Flächen entfernen. Dadurch wird der Screenshot kleiner und kann größer (lesbarer) eingefügt werden.
  • Schieben Sie leere Flächen zusammen, so dass der Screenshot kleiner wird, siehe Beispiel oben.
  • Ich benutze sehr selten Bildzusätze, wie Umrandungen, Pfeile, Beschriftungen …, weil die meistens die Ordnung des UI zerstören.
  • Problematisch sind m.E. vor allem Umrandungen (z.B. zur Abgrenzung), weil sie immer einen Teil des sowieso engen Anzeige verdecken.

Problem: Übersetzungen

Ein ernsthaftes Problem sind länderspezifische UIs und entsprechend übersetzte Anleitungen.

  • Zunächst ist die Bedienoberfläche in deutsch. Ich schreibe eine deutsche Anleitung und benutze deutsche Screenshots.
  • Wenn dann die Anleitung in viele Sprachen übersetzt wird (z.B. englisch, französisch, … chinesisch) müssen auch die Screenshots ausgetauscht werden. Das ist sehr aufwendig und wird verschärft, wenn man die Screenshots mit Beispieldaten angefertigt und bearbeitet hat.
  • Richtigerweise müsste jede Sprachversion entsprechende Screenshots in der jeweiligen Sprache erhalten.

Ich benutze häufig einen Workaround und verwende nur englische Screenshot, d.h.

  • ich stelle ein englisches UI ein, baue das Beispiel in Englisch und verwende den englischen Screenshot.
Screenshots, mehrsprachige Anleitung, Kompromiss
Beispiel: deutsche Anleitung mit englischen Screenshots
  • In meiner deutschen Beschreibung benutze ich dann die englischen Feld- und Buttonnamen mit einer deutschen Übersetzung in Klammern dahinter.
  • So kann das dann auch in den Übersetzungen beibehalten werden: Screenshot in englisch, Feld- und Buttonnamen in englisch, dahinter in Klammern die jeweilige Sprache.
  • Das ist akzeptabel, wenn die Screenshots wenig Text haben.
  • Diese Lösung ist nicht schön aber im Moment ein tragbarer Kompromiss.

Andere Lösungen wären denkbar, sind aber noch nicht realisiert:

  • Genial wäre ein Screenshotprogramm, dass den Screenshot gleich in allen Sprachen anfertigt: Ich schieße den deutschen Screenshot, das Programm schaltet (automatisch) in englisch, schießt den Screenshot usw.
  • Möglich wäre auch, den Screenshot in einen Grafik- und Textlayer zu verwandeln, so dass der Screenshot vom Übersetzer angepasst werden kann.

Kann auf Screenshots verzichtet werden?

Vielen Entwicklern wäre es lieber, wenn wir (TRs) in Anleitungen auf Screenshots verzichten würden, weil sich das UI schnell ändert und die Bilder dann ausgetauscht werden müssen.

Aus meiner Sicht (und vieler Kollegen, mit denen ich gesprochen habe) kann auf Screenshots nicht verzichtet werden, siehe auch Argumente am Anfang.

Es gibt eine Ausnahme: wenn die Anleitung neben der Software sehr kontextsensitiv angezeigt wird (also immer nur der Text, der zum aktuellen Zusammenhang passt), können sich Bild und Text so gut ergänzen, dass das aktuelle UI den Screenshot ersetzt.

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2 Gedanken zu „Screenshots

  • 04.07.2019 um 21:44
    Permalink

    Hallo, lieber Dietrich,

    für einen Kunden erstelle ich Softwaredoku in mehreren Sprachen und in verschiedenen Layouts (alles in InDesign). Die Bildschirmfotos im Blick zu behalten, ggf. in mehreren Sprachen und Layouts auszutauschen, ist immer ein ziemlicher Aufwand. Du kennst das ja. 😉

    Vor einigen Wochen bin ich auf die Idee „Simplified User Interface“ (SUI) gestoßen. Ich glaube, bei TechSmith war das. SnagIt hat ja auch eine spezielle Funktion dafür.

    Die Bezeichnung „Simplified User Interface“ finde ich zunächst ungünstig. Denn es wird ja nicht das (originale) UI der Software vereinfacht, sondern die Bildschirmfotos. Also auf Englisch dann „Simplified Screenshots“ oder so.

    Jedenfalls finde ich die Idee dahinter super. Für meinen Kunden habe ich gleich ein paar Beispielseiten erstellt und diese Änderung vorgeschlagen. Habe die Balkenfunktion von SnagIt verwendet. Das wurde zunächst abgelehnt. Ich hatte die Bildschirmfotos wirklich komplett sprachneutral gemacht. Sie dienten nur noch der örtlichen Orientierung, wo sich ein im Text erwähntes Bedienelement befinden soll.

    In einem zweiten Anlauf habe ich zum Vereinfachen nicht mehr die Balkenfunktion verwendet, sondern Weichzeichnen. Das ist optisch schöner, nicht so dominant wie die Balken. Die GUI-Texte, auf die es ankommt, habe ich leserlich gelassen – allerdings sind an diesen Stellen in den Bildschirmfotos nur weiße Hintergrunde und ich habe die UI-Texte in InDesign in einem Textfeld darüber gelegt. Sie sind so viel einfacher änderbar. Und da es nur noch wenige sind, bleibt es in InDesign auch noch übersichtlich.

    Plus: Ich habe die Anzahl der Bildschirmfotos reduziert. Vorher war wirklich jeder noch so kleine Schritt in einem Bildschirmfoto nachvollziehbar. Das ist jetzt nicht mehr so. Habe die Anzahl um ca. 30 % reduziert.

    Das wurde nun für gut befunden. Die weitestgehend sprachneutralen Bildschirmfotos haben den wesentlichen Vorteil, dass die Bildschirmfotos viel seltender ausgetauscht werden müssen. Und dass wir kaum noch Sprachvarianten der Bildschirmfotos erstellen müssen. Änderungen an den UI-Texten sind für die Doku nun weitgehend egal. Nur wenn Softwaredialoge ganz neu erstellt werden, sind natürlich neue Bildschirmfotos nötig.

    Potentieller Nachteil: Nutzer, die sich vorher fast nur an den Bildschirmfotos orientiert haben (weil es auch so viele waren), können das nun nicht mehr. Die vollständige Anleitung bekommen sie nur noch aus dem Text. Die Bildschirmfotos dienen „nur noch“ der Orientiertung und Rückversicherung.

    Was denkst du über „Simplified Screenshots“ bzw. „vereinfachte Bildschirmfotos“?

    Lieben Gruß
    Marcel 🙂

    Antwort
    • 05.07.2019 um 15:10
      Permalink

      Hallo Marcel,
      danke für Deine ausführliche Ergänzung zu vereinfachten Bildschirmfotos.
      Ich habe bisher keine Erfahrung damit, bin aber etwas skeptisch, ob uns das weiterbringt.
      Die UI-Designer versuchen schon weitgehend auf Texte zu verzichten, Icons zu benutzen und den Namen nur im Tooltipp anzuzeigen. Wenn dann doch Text verwendet wird (Button, Feld oder Beispiel), ist der sinntragend und illustriert das im Anleitungstext Beschriebene.
      Da bevorzuge ich meine englische Lösung, weil dabei zumindest für die Englisch-Kundigen Sinn erkennbar ist.
      Trotzdem lasse ich mich gerne mit einem guten Beispiel überzeugen.

      Ich habe auf die Schnelle mal ein Beispiel gemacht (eine Anleitungsseite, in der dann die Screens neutralisiert sind)
      PDF als Anlage.

      Deinen anderen Workaround finde ich aber gut:
      ● Screenshot
      ● alle im Moment nicht relevanten Texte weichzeichnen
      ● alle relevanten Texte mit einem Overlay in der jeweiligen Sprache einsetzen.
      Viele Grüße
      Dietrich

      Antwort

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