Screenshots

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Screenshots sind in Software-Anleitungen unentbehrlich!

  • sie illustrieren den Text
  • sie stellen den Bezug zur Software her
  • sie zeigen zusammen mit dem Text die Bedienoberfläche, eine Handlung oder eine Funktion.

Eine Anleitung ohne Screenshots ist in den meisten Fällen unverständlich.

Beispiel zeigen, Screenshot-Programme, Auflösung, Dateiformat, Mehrsprachigkeit …

Ein gutes Beispiel bauen

In den meisten Fällen ist es notwendig, ein passendes Beispiel in der zu beschreibenden Software einzustellen.

  • Das Beispiel sollte einfach sein und das im Text erklärte gut illustrieren oder konkretisieren.
  • Text und Bild müssen immer aufeinander abgestimmt werden.
  • Dabei ist es häufig auch notwendig, den Screenshot im Laufe der Handbucherstellung mehrmals anzupassen. Ich machen mir diese Mühe auch mit vorläufigen Screenshots, um eine gute Text-Bildkombination zu erhalten.

Screenshotprogramme

Alle Betriebssysteme haben eine Möglichkeit für Screenshots eingebaut und es gibt einige kostenlose Screenshotprogramme mit denen sich der ganze Bildschirm oder Ausschnitte als Bitmapbild speichern oder über die Zwischenablage einsetzen lassen.

Ich benutze sehr gerne SnagIt, das es für kleines Geld zu kaufen gibt (50 €). SnagIt hat alles was man sich als TR wünscht und noch viel mehr. Vor allem kann man Screenshots sehr leicht aufnehmen (sogar ein ganzes Scrollfenster) und sehr komfortabel bearbeiten. Besonders schätze ich, dass alle Objekte (Pfeile, Rahmen, Beschriftungen …) in SnagIt Objekte bleiben und sich jederzeit noch ändern lassen.

Auflösung

Ich werde immer wieder nach der richtigen Auflösung von Screenshots gefragt, dabei ist das ganz einfach:

  • Benutzen Sie den Screenshot so wie er ist. Speichern Sie diese Pixeldatei oder setzen Sie die über die Zwischenablage ein.
von links: Original, verkleinert, vergrößert, Pixelwiederholung
  • Sie können den Screenshot im Dokument beliebig vergrößern oder verkleinern und brauchen sich um die Auflösung nicht zu kümmern. Die Bildschirmanzeige bzw. der Drucker skalieren den Screenshot. Dabei werden die Übergänge etwas weicher.
  • Nur wenn Sie die Pixelstruktur des Screenshots erhalten wollen, müssen Sie den Screenshot um mindestens Faktor 5 vergrößern. Benutzen Sie dabei „Neu berechnen: Pixelwiederholung (harte Kanten)“ . Ergebnis siehe oben rechts.

Dateiformat vorzugsweise PNG

In den meisten Fällen eignet sich das Dateiformat PNG am besten für Screenshots:

  • Die Komprimierung ist verlustfrei, d.h. es gibt keine häßlichen Schlieren, wie bei JPEG.
  • Die Kompression ist sehr effektiv, wenn es im Bild vorwiegend gleichmäßige Flächen gibt. Meistens ist die PNG-Datei dann deutlich kleiner als eine JPEG-Datei.
  • Auch wenn Sie über die Zwischenablage gehen, kann das Dateiformat eingestellt werden (zumindest bei SnagIt in den Grundeinstellungen).

Nachbearbeitung von Screenshots

Viele Screenshots brauchen nicht nachbearbeitet zu werden:

  • Achten Sie beim Schießen auf saubere Kanten. Linien, z.B. Umrandungen müssen immer ganz erhalten bleiben.
Screenshot zusammenschieben, Platz sparen, lesbar machen
Bei den meisten Screenshots lassen sich leere Flächen entfernen. Dadurch wird der Screenshot kleiner und kann größer (lesbarer) eingefügt werden.
  • Schieben Sie leere Flächen zusammen, so dass der Screenshot kleiner wird, siehe Beispiel oben.
  • Ich benutze sehr selten Bildzusätze, wie Umrandungen, Pfeile, Beschriftungen …, weil die meistens die Ordnung des UI zerstören.
  • Problematisch sind m.E. vor allem Umrandungen (z.B. zur Abgrenzung), weil sie immer einen Teil des sowieso engen Anzeige verdecken.

Problem: Übersetzungen

Ein ernsthaftes Problem sind länderspezifische UIs und entsprechend übersetzte Anleitungen.

  • Zunächst ist die Bedienoberfläche in deutsch. Ich schreibe eine deutsche Anleitung und benutze deutsche Screenshots.
  • Wenn dann die Anleitung in viele Sprachen übersetzt wird (z.B. englisch, französisch, … chinesisch) müssen auch die Screenshots ausgetauscht werden. Das ist sehr aufwendig und wird verschärft, wenn man die Screenshots mit Beispieldaten angefertigt und bearbeitet hat.
  • Richtigerweise müsste jede Sprachversion entsprechende Screenshots in der jeweiligen Sprache erhalten.

Ich benutze häufig einen Workaround und verwende nur englische Screenshot, d.h.

  • ich stelle ein englisches UI ein, baue das Beispiel in Englisch und verwende den englischen Screenshot.
Screenshots, mehrsprachige Anleitung, Kompromiss
Beispiel: deutsche Anleitung mit englischen Screenshots
  • In meiner deutschen Beschreibung benutze ich dann die englischen Feld- und Buttonnamen mit einer deutschen Übersetzung in Klammern dahinter.
  • So kann das dann auch in den Übersetzungen beibehalten werden: Screenshot in englisch, Feld- und Buttonnamen in englisch, dahinter in Klammern die jeweilige Sprache.
  • Das ist akzeptabel, wenn die Screenshots wenig Text haben.
  • Diese Lösung ist nicht schön aber im Moment ein tragbarer Kompromiss.

Andere Lösungen wären denkbar, sind aber noch nicht realisiert:

  • Genial wäre ein Screenshotprogramm, dass den Screenshot gleich in allen Sprachen anfertigt: Ich schieße den deutschen Screenshot, das Programm schaltet (automatisch) in englisch, schießt den Screenshot usw.
  • Möglich wäre auch, den Screenshot in einen Grafik- und Textlayer zu verwandeln, so dass der Screenshot vom Übersetzer angepasst werden kann.

Kann auf Screenshots verzichtet werden?

Vielen Entwicklern wäre es lieber, wenn wir (TRs) in Anleitungen auf Screenshots verzichten würden, weil sich das UI schnell ändert und die Bilder dann ausgetauscht werden müssen.

Aus meiner Sicht (und vieler Kollegen, mit denen ich gesprochen habe) kann auf Screenshots nicht verzichtet werden, siehe auch Argumente am Anfang.

Es gibt eine Ausnahme: wenn die Anleitung neben der Software sehr kontextsensitiv angezeigt wird (also immer nur der Text, der zum aktuellen Zusammenhang passt), können sich Bild und Text so gut ergänzen, dass das aktuelle UI den Screenshot ersetzt.

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