Doku-Abteilung aufbauen

Abteilung für Technische Dokumentation, Informationsprodukte aufbauen.

In vielen Unternehmen wird die Technische Dokumentation noch nebenbei von Entwicklern, Produktmanagern oder anderen erledigt.
Wenn dann ein Technischer Redakteur eingestellt wird oder ein Mitarbeiter zum Technischen Redakteur erklärt wird, kann oder muss eine Abteilung aufgebaut werden.

Dieser Beitrag zeigt die wesentlichen Punkte dazu. Schreiben Sie mir gerne, wenn Sie Anregungen und Verbesserungsvorschläge haben.
Das Thema stammt aus einem Dienstagstreffen für Technische Redakteure.

Abteilung für Technische Dokumentation, Informationsprodukte aufbauen

Aufgabe der Abteilung

Ganz zu Anfang oder auch etwas später sollte die Aufgabe der Abteilung zusammen mit der Geschäftsleitung fixiert werden.

  • Wie soll die Abteilung heißen?
  • Welche Aufgaben soll die Abteilung erfüllen?
  • Wie ist die Abteilung eingebettet (Organigramm)
  • Aufgaben der Abteilung können z.B. sein:
  • Erstellung, Überarbeitung und Pflege der Informationsprodukte (Liste)
  • Organisation der Übersetzungen
  • Zurverfügungstellung der fertigen Informationsprodukte als Print, Datei oder Service

Tagesgeschäft

Meistens müssen die Dokuaufgaben fortgeführt werden, was mehr oder weniger Zeit des Jobs ausmacht. Dazu gehören z.B.:

  • Überarbeitung der Doku
  • Anpassung der Doku für neue Produkte
  • Versenden der Doku als Print oder PDF

Bestehende Unterlagen sichten und systematisieren

In den meisten Fällen gibt es einen historisch gewachsenen Bestand an Informationsprodukten, die gesichtet und systematisiert werden müssen, um festzulegen, welche Informationsprodukte in welcher Form fortgeführt werden sollen.

Informationsprodukte-Konzept

Relativ schnell kommt man als TR zu dem Punkt, dass die Informationsprodukte neu aufgestellt werden müssen.

  • Welche Informationen müssen aus rechtlicher Sicht geliefert werden?
  • Welcher Informationsbedarf besteht?
  • für welche Zielgruppe?
  • welche Informationsprodukte (z.B. Betriebsanleitung, Serviceanleitung)?
  • mit welchen Inhalten?

Für die ersten drei Punkte eignet sich die Was-macht-wer-Matrix sehr gut.

Inhalts- und Darstellungskonzept

Für alle Informationsprodukte müssen festgelegt werden:

  • Name des Informationsprodukts
  • Zielgruppe
  • Inhalte
  • Gliederung
  • Textstrukturen
  • Bilder
  • Layout
  • Medium (Print, PDF, Online …)

Ein solches Konzept ist eine umfangreiche Aufgabe, die von einem erfahrenen TR begleitet werden sollte.

Prozesse

Wenn die Abteilung halbwegs professionell arbeitet und die Prozesse eingespielt sind, können die Prozesse betrachtet, optimiert und fixiert werden. Dazu gehören auch alle Schnittstellen (intern und extern)

Stellenwert im Unternehmen

Der Abteilung Technische Dokumentation fehlt meistens zunächst die fachliche Anerkennung im Unternehmen, weil:

  • „was machen die schon“
  • kein produktiver Beitrag
  • „das kann doch jeder …“

Die Anerkennung muss sukzessive aufgebaut werden und erhöht sich mit zunehmender Professionalität, z.B.:

  • professionelle Zusammenarbeit
  • gute Informationsprodukte (auch für interne Zwecke)
  • sichtbare Erfolge (weniger Rückfragen, weniger Beschwerden …)

Redaktionsleitfaden

Die internen Festlegungen, was wie gemacht werden soll, können in einem Redaktionsleitfaden dokumentiert werden. Dazu gehören z.B.:

  • Aufteilung in Informationsprodukte und deren Ausrichtung
  • Ergebnisse der Zielgruppenanalyse
  • Persona der Zielgruppen
  • Gliederung und Strukturierung
  • Layout (Satzspiegel und Formate)
  • benutzte Tools und spezifische Benutzung
  • usw.

Der Redaktionsleitfaden sollte m.E. sukzessive entstehen, kann z.B. als Wiki ausgeführt werden und sollte vor allem allen Beteiligten immer zur Verfügung stehen.